«Громадяни України мають право користуватися документами Національного архівного фонду або їх копіями на підставі особистої заяви і документа, що посвідчує особу. Особи, які користуються документами Національного архівного фонду за службовим завданням, подають документ, що підтверджує їх повноваження.
Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів Національного архівного фонду, а також мають такі самі обов’язки, як і громадяни України» (Стаття 15. Доступ до документів Національного архівного фонду Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»).
(https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text)
«Доступ до документів Національного архівного фонду, що містять конфіденційну інформацію про особу, а також створюють загрозу для життя чи недоторканності житла громадян, обмежується на 75 років від часу створення цих документів, якщо інше не передбачено законом. Раніше зазначеного строку доступ здійснюється з дозволу громадянина, права та законні інтереси якого можуть бути порушені, а в разі його смерті – з дозволу спадкоємців, а також у разі, коли така інформація є суспільно необхідною або обмеження доступу до неї заборонено законом» (Стаття 16. Доступ до документів Національного архівного фонду Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»).
(https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text)
«Допускається вилучення з архівних справ і видавання власникам або їх родичам оригіналів особових документів (трудових книжок, свідоцтв, дипломів, атестатів тощо), які власник не отримав свого часу. Оригінали особових документів повертають на підставі письмових заяв власників, з дозволу керівника установи» (п.7 розділ 4 Виконання запитів громадян та установ ПРАВИЛ організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях).
(https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text)
Інформацію соціально-правового характеру надають за заявами/запитами на підставі документів, які знаходяться на зберіганні в архівному фонді університету.
Архівні довідки, архівні копії та архівні витяги надають громадянам як про них, так і щодо осіб, які знаходяться під їх опікою, а також щодо померлих членів родини та найближчих родичів.
Відповідно до ст. 5 Закону «Про звернення громадян» (zakon.rada.gov.ua/laws/show/393/96-вр#Text) письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).
У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.
Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через 10 днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою ст. 7 цього Закону.
Електронне звернення, якщо воно надсилається без використання електронного цифрового підпису, повинно мати вигляд скан-копії та/або фотокопії.
Звернення, які не підлягають розгляду та вирішенню
(відповідно до статті 8 Закону України «Про звернення громадян»)
(zakon.rada.gov.ua/laws/show/393/96-вр#Text)
«Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає…
Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення».
Термін розгляду звернень громадян
(відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян»)
(zakon.rada.gov.ua/laws/show/393/96-вр#Text)
«Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.
Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.
На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого терміну. Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку!!!»
До уваги громадян!
Відповідно до статті 2 Закону України «Про доступ до публічної інформації» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2939-17#Text) цей Закон не поширюється на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом. Згідно роз’яснення Державного комітету телебачення та радіомовлення України як центрального органу виконавчої влади з формування та реалізації державної політики в інформаційній сфері від 01.10.2012 № 5081/32/5 запити з питань отримання відомостей за архівними документами не відносяться до категорії запитів, що підпадають під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації». Порядок розгляду та виконання таких запитів регулюються положенням законів України «Про звернення громадян» (zakon.rada.gov.ua/laws/show/393/96-вр#Text), «Про інформацію» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2657-12#Text) та «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text).
Відносини у сферах архівної справи та доступу до архівної інформації регулюються спеціальним Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text), тому звернення щодо надання копій, витягів, довідок за документами архіву розглядаються у строки, передбачені Законом України «Про звернення громадян» (zakon.rada.gov.ua/laws/show/393/96-вр#Text).
«Архівні довідки, копії та витяги можна видавати на руки заявникам під розписку за умови пред’явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Родичам або довіреним особам зазначені документи видають у разі пред’явлення нотаріально завіреної довіреності» (п.6 розділ 4 Виконання запитів громадян та установ ПРАВИЛ організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях) (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text).
«У випадку тимчасового припинення ведення архівом особистого прийому громадян (протиепідемічні обмеження, надзвичайна ситуація тощо) прийом запитів фізичних осіб на цей період здійснюється поштовим зв’язком та електронною поштою. Архівні довідки (копії, витяги) ….. надсилаються на поштову адресу, зазначену у запиті заявника (заявниці), у сканованій копії – на його (її) адресу електронної пошти» (п.5, розділ 1 наказу Міністерства юстиції України від 19.01.2021 № 232/5 «Про внесення змін до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0251-15#Text).
У період карантину запити до архівно-інформаційного відділу можна надсилати поштою на адресу:
вул. Огієнка, 61, м. Кам’янець-Подільський, 32300;
на електронну адресу: post@ kpnu.edu.ua або arhive@ kpnu.edu.ua
ДОВІДКИ ЗА ТЕЛЕФОНОМ: ( 03849) 7-42-09
За умови поштового або електронного відправлення заяви
необхідно: розбірливим почерком вказати прізвище, ім’я, по батькові під час подання заяви і обов’язково прізвище в запитуваний період (рік зміни прізвища); адресу; контактний телефон.